Change manager

De afgelopen maanden hebben een aantal organisaties onze hulp ingeschakeld omdat ze de implementatie van een grote verandering geleidelijk willen verbeteren. Dit zorgt dan ook voor de nodige aandachtspunten. Onze change managers hebben dan ook verschillende keren de volgende vragen beantwoord zoals: “wat is de rol van een interim change manager” en “wanneer kunnen we de wijzigingen implementeer”. Maar de meest gestelde vraag is “kan de change manager de betrokkenheid onder de medewerkers vergroten?”. Het antwoord hierop is ja! De change manager moet wel een aantal acties verrichten om effectief te zijn.

Change management
We willen het onderscheid maken tussen project- en change management omdat deze begrippen niet dezelfde betekenis hebben. Projectmanagement zijn de handelingen die betrekking hebben op planning, analyse en aandacht en uitvoering van (nieuwe) processen en activiteiten die binnen een afgesproken periode afgerond moeten worden. Change management gaat over de handelingen die te maken hebben om het gedrag van medewerkers te veranderen. Hieronder verstaan we het leren van nieuw gedrag en de denkwijze van mensen te veranderen. Hierdoor kan de manager de vastgeroeste manier van werken doorbreken. Een projectmanager is bekend met het twee bazen systeem en moet in het bezit zijn van sterk ontwikkelde vaardigheden. Ook heeft hij / zij verschillende opleidingen gevolgd zoals Prince 2 of Lean green of black belt. Deze opleidingen bieden een tal van mogelijkheid zoals omgaan met weerstand. Echter deze methodiek beidt nauwelijks handvaten hoe de change manager de mensen kan motiveren en hoe je vastgeroeste patronen kan doorbreken. Projectmanagers zijn continu bezig met de alledaagse en functionele problemen die te maken hebben met de prestaties die geleverd moeten worden binnen een bepaalde periode. Het gedrag van de medewerkers en de risico’s die hiermee samenhangen worden hierin niet meegenomen. De medewerkers zorgen voor een effectieve uitvoering van een veranderingsproces en dit komt niet door het management of project leider die het project heeft geïnitieerd. Medewerkers zijn de succesfactor voor je organisatie en zorgen voor de duurzame wijzigingen. Interim management kan u ondersteuning geven als u de kennis niet in huis heeft.

Wat doet een change manager?
Het kan enorm belangrijk voor uw organisatie zijn om nieuwe vaardigheden te creëren. Dit kan door verschillende mogelijkheden. Enerzijds door projectleiders die geholpen worden met hun persoonlijke ontwikkeling of door het inschakelen van een (interim) change manager die de samenwerking aan gaat met een projectleider. Door opleiding en training zullen de toppers uit het team zorgen voor een significante verandering. Medewerkers worden gemotiveerd om te leren wat zal leiden tot een positieve verandering binnen uw organisatie. Geef seniors een actieve rol die andere medewerkers ondersteunen bij het doorvoeren van wijzigingen. Zo draag je niet alleen bij aan een duurzame organisatie ook draag je bij een de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. De betrokkenheid van je medewerkers zijn belangrijk, dit zorgt voor verbintenis en vergroot het slagingspercentage van het project. Verandering gaat vaak gepaard met weerstand. Mensen hebben angst om te veranderen. Bereid het project goed voor en zorg dat je de mensen hebt met de juiste vaardigheden en die gemotiveerd zijn. Dit zijn de mensen die met veranderingen kunnen omgaan.

Welke acties moet je doen?
De verandering begint met een visie. Help je medewerkers om deze visie te begrijpen. Het is heel belangrijk dat de medewerkers weten waar ze naar toe worden geleid. Dit kan door het faciliteren van workshop en training. Zo worden verschillende mensen gelijktijdig voorbereid op de verandering. Dit gaat samen met een scala aan acties die worden uitgezet waarbij communicatie en inzicht in groepsprocessen toch erg belangrijk zijn. Het is verstandig om te inventariseren hoe de individuen en groep denken, wat zijn hun gevoelens en wat is hun perceptie is over de verandering die gaan plaats vinden. Deze quick scan kan samen met de HR manager worden bepaald. Uit deze gegevens kan een change manager de weerstand ten opzichte van de verandering bepalen. Welk gedrag moet er veranderen als je het slagingspercentage van een project wil verhogen.

Vaardigheden van de medewerkers
Hoe krijg je de medewerkers betrokken bij de verandering. De change manager moet de mensen tijdens het project ondersteuning geven. Ze moeten inzicht krijgen in wat ze doen en de voordelen kunnen begrijpen. Door de wijzigingen uit de voeren worden de werkzaamheden uiteindelijk ingesloten in de dagelijkse werkzaamheden. Sleutelfiguren kunnen ervoor zorgen dat de veranderingen sneller gaan. Zij kunnen medewerkers sneller beïnvloeden en hebben formele en informele invloeden die zij kunnen gebruiken. De change manager moet erop toe zien dat op een ethische manier de macht wordt verkregen. Tevens moet hij/zij in staat zijn om de steun van de managers te krijgen. Zo worden de verwachtingen geborgd en de verantwoordelijkheden worden gedragen. Een change manager creëert betrokkenheid onder de medewerkers wat weer ten gunste komt aan de organisatie. Hij / zij creëert waarde en voert de verandering door met succes.